YÖNETİM DEFTER ve BELGELERİNİN MUHAFAZASI
https://gozdeyonetim.com/apartman-yonetimi-evraklari-kac-yil-saklanir/
Yukarıdaki bağlantının sizi yönlendireceği makale ne yazık ki en hayati konuda yanlış bilgiler veriyor .
Şu anda okuduğunuz makalenin yazarı ise doğal olarak aynı konularda yazılmış diğer metinler, akademik makaleler,tezler, haberler ve elbette meri kanunlardan faydalanıyor .
Tüm bu verileri kendi süzgecinden geçirerek filtreliyor ve sonuçlarını artık geri dönülemez biçimde sahiplenerek uçsuz bucaksız bir denizde paylaşıyor .
Söylerken, paylaşırken her cümlenize dikkat etmelisiniz , onarılamaz tahrifata yol açmanız işten bile değildir , emin olmalısınız !
İnsanlarda genel olarak gazetede yazılan , radyo ve televizyonda yayınlanan , son 20 yılda da web sitelerinde ifade edilen kanaatler ve bilgilere karşı sorgulamadan inanma eğilimi var .
Bu da elbette suistimal edilebilir geniş bir alan yaratıyor , manipülasyon ve deforme bilgi çağındayız.
Oysa yazının namusu ,sözün namusu diye bir kavramımız vardı bir zamanlar .
Ctrl-V Ctrl-C çağı olarak da niteleyebileceğimiz bu dönem sahte uzmanlar yarattı .
Şu anda biraz da hiddetle ifade etmeliyim ki " bilmediğiniz ,anlamadığınız konularda ahkam kesmeyin " diye bağırmak geliyor içimden .
Bilgi satan bir insan site her neyse artık nasıl olur da
"Sonuç ;Apartman yönetimi evrakları, genel olarak en az 5 yıl süreyle saklanmalıdır. Bu süre, yönetimin şeffaflığı ve olası denetimlerde belgelerin erişilebilirliği açısından önemlidir. Daha fazla bilgi ve destek almak için web sitemizi ziyaret edebilir veya bizimle iletişime geçebilirsiniz: Gözde Yönetim"
diyebilir ?
Sadece 213 sayılı Vergi Usül Kanunu hükümlerini temel alarak yönetimlere yön verebilir.
Buradaki kastedilen 5 yıllık süre vergi mükelleflerine aittir pek sayın danışman ; site ve apartman yönetimleri için bir kıstas kabul edilemez . Kanun koyucu burada vergi mükelleflerine der ki ;
- 5 yıldan daha önceki dönemlerinizi vergi incelemesine konu etmeyeceğim .
amaçlanan budur ancak sevgili maliye kalkar 5 yıl önceki ödediğiniz muhtasarın ödenmediğini ihtar eder.
İtiraz eder ödediğinizi kanıtlarsınız ama gözünüz aydın zaman aşımınız 1 yıl daha uzamıştır .
5 yıl devlet babayı bile kesmez yani .Velhasıl kerim ;
Yönetimler tüm evrak ve defterlerini makbuzları, banka extreleri dahil 10 (ON) YIL süre ile saklamak zorundadırlar .
Bu Türk Ticaret kanunu'ndan doğabilecek borç /alacak anlaşmazlıkları için zorunludur, mahkemeler ibraz etmenizi talep eder .
Üstüne üstlük bir de Sosyal Güvenlik kanunu ve mevzuatı vardır ; olası denetim ve dava ibrazları için orada da süre 10 (ON) yıldır . Özetle 10 yılı geçmeyen hiçbir belgeyi atmayınız ..
5 yıl meselesi ne olacak diye sormayın , onu danışman beyler bilir !
BELGELERİ KİM MUHAFAZA EDECEKTİR
Bu soru epey kafa karıştırıcıdır , koca koca yönetim şirketi uzmanı ve yöneticisi beyefendi (apsiyon yönetim )
" görevden ayrıldıktan sonra yöneticinin kendisinde kalabilir" dahi diyebilmektedir . Hakkını tamamen yemiş olmayalım , bir süre sonra
teslim tutanağı konusunda detay da vererek self correction eylemiştir .
HAYIR ! KALAMAZ .. defterler görev yaptıkları sürece yönetimin kendisine , görevi sona erdiğinde KAT MALİKLERİ GENEL KURULU'na aittir.
Yöneticinin şahsına kesilmiş faturalar zaten yönetimin gider belgesi olarak geçerliliğe sahip değildir, kullanılamaz .
Faturalar bazıları pek bilmese de tapu hükmündedirler ; yönetimin adına kesilen her faturanın asıl muhatabı Kat Malikleri'dir .
Aşağıdaki kararında
Y.5.H.Daire 12.5.1986 gün, 2145 Esas 6565 K. / "Görevine son verilen yönetici defterleri teslim etmek zorundadır . "
Yargıtay " defterlerini teslim etmeyerek hesap da vermeyen " yönetimler hakkında bu görüşü destekleyen bir hüküm de vermektedir .
Defterlerde de belgelerde de her ne kadar tüzel kişiliği olmasa da muhatap daima " yöneticilik" tir .
Şirketinize ait faturanın sizde değil de satın alma personelinizde ya da müdürünüzde kalması gerektiğini iddia etmek ne kadar mantıklıysa eski defterlerin eski yönetimlerde kalabileceğini iddia etmek de o kadar mantıklıdır .
Vekaleten görev yaptığı dönemde kendi kontrolünde olsa da yönetim/heyet bir vekalet kurumu olarak sahiplik ve kullanım hakkına sahiptir.
Görev/Vekalet sona erdiğine göre "evrak mülkiyeti" artık asıl sahibi olan Genel Kurul'a geçer .
Olası davalarda mahkemeler yönetimler'den belge isterler , davalar yönetimler/yöneticilik aleyhine açılır .
Beyefendi'nin tavsiyesine uyarsak herhangi bir dava durumunda Peru'ya yerleşmiş bulunan eski yöneticimiz Kaptan Pilot Necati Bey'i aramak ve defterleri istemek üzere Genel Kurul'ca bir okyanus ötesi komisyon oluşturmak zorunda kalabiliriz.
( Espri yapmamı yasaklayan editörümü saygıyla selamlıyorum ).
Defter ve belgeleri genel kurul'a verip/vermemenin tek bir istisnası olmalıdır .
İbra edilmeyen yönetim/yönetici defterleri ancak Savcılık ve Mahkemeler'e vermelidir .
Zira kendisini savunabileceği deliller evraklar ve defterler'dir .
Karar defterinden değil İşletme Defteri veya Yevmiye defterinden söz ediyoruz.
Hiç kimse kendisine dava açılabilecek bir zeminde lehine veya aleyhine kanıt olabilecek belgeleri muarızları ( karşıtları ,rakipleri ) veya kendisini aklamamış bir heyete vermeye zorlanamaz .
Bu defterlerin tahrif edilmeyeceklerinin kazaya kurban gitmeyeceklerinin garantisi yoktur .
Olası bir davada ( örneği yaşanmıştır ve bu sitede çok uzun ve detaylı olarak yer alacaktır ) adli makamlara teslim edilmelidir .
Buna belgeler de dahildir .
Gerektiğinde kullanılmak üzere ve talep edildiğinde fotokopilerini bir tutanakla görevi alan yeni yönetime vermesi gerektiği de açıktır . Zira ana taşınmazın işlemlerinin sağlıklı yürüyebilmesi için bu belgelere gereksinim duyabileceği tartışılmaz.
Mahkeme kalemine ise bu teslimatın nasıl yapılması gerektiği ve adli süreçlerin işleyişleri hakkında ayrı bir yazı sizlere sunulacaktır .
Diğer olağan durumlarda devreden yönetim bir devir/ teslim tutanağı ve envanter listesi ile elindeki tüm defter ve belgeleri ,kasa ile birlikte ve elbette denetçilerin de nezaret ve imzaları ile isterse bir icmal tablosu da hazırlayarak ( tavsiye edilir ) görevi yeni alan ekibe verir ve tutanağın bir örneğini kendi uhdesine alır .
Yeni yönetim bu belgeleri varsa yönetim odasında veya başka bir ortamda muhafaza altına alır .
Tüm sorumluluk artık onda veya onlardadır .
Yöneticiliğim bitti , artık defterleri eve götüreyim diyemezsiniz !
